Perché i medici sono stati esentati fino ad oggi dall’obbligo di fatturazione elettronica?

La ragione risiede nella necessità di proteggere la privacy dei pazienti: le fatture contengono descrizioni dettagliate degli interventi medici che, se trasmesse elettronicamente, potrebbero contravvenire alle normative sulla riservatezza dei dati personali. Pertanto, a partire dal 2019, ai medici è stata concessa una deroga dall'obbligo di generare fatture elettroniche per i privati cittadini.
Il Decreto Milleproroghe (n. 198/2022), entrato in vigore il 30 dicembre 2022 e convertito nella Legge n. 14 del 24 febbraio 2023, ha stabilito che fino al 31 dicembre 2023 le prestazioni sanitarie registrate con il Sistema Tessera Sanitaria (STS) non comportano l’obbligo di fatturazione elettronica. 

Tuttavia, la fatturazione elettronica, già realtà in molti ambiti commerciali e industriali, si presenta come il prossimo passo logico anche per gli operatori sanitari, che vedranno in essa non solo un adempimento normativo ma una leva per l'ottimizzazione delle proprie attività. Questo cambiamento, che si inserisce nel più ampio contesto di modernizzazione del sistema sanitario nazionale, è volto a promuovere una maggiore efficienza operativa, una riduzione degli errori amministrativi e una migliore gestione delle risorse.
Dalla semplificazione dei processi burocratici e dalla riduzione dei costi di gestione alla maggiore trasparenza nei confronti del paziente, i benefici sono tangibili e di vasta portata.

Dal 1° gennaio 2024, quindi, la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria anche per il settore sanitario, salvo deroghe dell’ultimo momento: tutti gli studi medici, se non sapranno adeguarsi alla nuova normativa con gli strumenti giusti ed emettere correttamente le fatture, potrebbero andare incontro a sanzioni amministrative fino a 2.000 euro.
Prepararsi adeguatamente è senza dubbio la scelta più saggia. Anticipare e adattarsi a questi potenziali cambiamenti può significare non solo semplificare i processi burocratici, ma anche ridurre gli errori amministrativi e migliorare l'efficienza operativa.

In ogni studio medico la raccolta di informazioni e la firma di moduli e consensi prima di iniziare qualsiasi tipo di trattamento, è una procedura standard che ha lo scopo di informare i pazienti sulle prestazioni che riceveranno e di tutelare lo studio verso gli adempimenti sulla privacy e garantire trasparenza.
Questo non solo crea un fardello per i pazienti, ma impone anche uno sforzo significativo al personale amministrativo, aumentando i tempi di attesa e i costi operativi.

Ma quale peso hanno questi documenti nel processo di accettazione del paziente?

A seconda delle procedure adottate dallo studio medico, la stampa e la firma dei documenti può richiedere da pochi minuti fino a oltre mezz'ora per ogni paziente. Questo impatto non è trascurabile e si traduce in costi sia in termini di tempo che di risorse. È quindi evidente l'esigenza di innovare queste pratiche e di trovare soluzioni che rendano la gestione della burocrazia sanitaria più snella, efficiente e conforme alle normative vigenti.

Al fine di alleggerire la “macchina burocratica”, una soluzione è quella di ricorrere a modelli digitali standardizzati e pronti per l'utilizzo: questi non solo assicurano la rapida ed efficace realizzazione delle attività quotidiane dello studio, ma consentono di raggiungere diversi obiettivi chiave come ad esempio costruire un rapporto di fiducia con i pazienti, incrementare l’organizzazione e minimizzare il rischio di informazioni inadeguate.
Per la realizzazione di questa visione, sarà indispensabile avvalersi di un gestionale dedicato alla generazione automatica dei documenti. Questa decisione comporta svariati vantaggi: la possibilità di digitalizzare qualsiasi modello o documento informativo, l'automatizzazione dell'invio dei documenti ai pazienti, la conservazione sicura dei dati sanitari su una piattaforma cloud e, infine, l'opportunità per i pazienti di utilizzare la firma elettronica, anche da remoto.

L’inverno sta arrivando e con esso l’aumento dei costi dell’energia che stanno crescendo vertiginosamente. Non solo, l’inflazione sta aumentando come non succedeva da decenni.

Qual è il potenziale impatto di questi eventi sull’attività dei nostri studi?

Si configura una situazione incerta, che però, grazie agli strumenti giusti, potrà essere affrontata non solo in modo molto più semplice, ma addirittura diventare un’opportunità per il proprio studio.

Per affrontare il caro bollette, la soluzione è individuare quei costi “nascosti” che si annidano nei processi quotidiani dello studio ed ottimizzarli o, addirittura, tagliarli. Dopotutto non possiamo certamente spegnere le apparecchiature necessarie per i trattamenti clinici, né tantomeno operare senza riscaldamento.

Come possiamo agire sui costi? Una grande opportunità è l’automazione delle attività ripetitive in reception. Ad esempio, inserendo la Firma Elettronica nei processi dello studio ed automatizzando in gran parte i processi di accettazione pazienti, si potrà risparmiare circa il 75% delle ore all’anno occupate dalla segreteria per queste attività, eliminando in più i costi legati alla stampa di tutta la documentazione necessaria.

Durante un ciclo economico recessivo, la redditività diminuisce, aumentando il rischio di risultati negativi. Per questo motivo è fondamentale conoscere la struttura dei costi della propria attività. Solo con questa conoscenza possiamo agire preventivamente per aggiustare l’impostazione economica delle nostre prestazioni a listino, ai fini di non generare perdite che mettano lo studio in situazioni difficili.

Una delle soluzioni, oltre a ridurre i costi superflui, è quella di aumentare la produttività dello studio. Una strada percorribile per la crescita del nostro studio è quella di dare un’occhiata approfondita sul nostro bacino di pazienti, identificando quelli inattivi ovvero i famosi “pazienti dormienti”.

Uno studio digitalizzato può impostare flussi di lavoro automatici per individuare i “pazienti dormienti” (ad esempio chi non torna in studio da almeno 6 mesi e non ha appuntamenti in futuro) e inviare comunicazioni con l’obiettivo di fissare un appuntamento per il controllo annuale, recuperando facilmente fino al 20% all’anno in entrate.

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