Questa normativa impone a questi professionisti sanitari di fornire all'Agenzia delle Entrate i dati necessari per la preparazione delle dichiarazioni dei redditi precompilate dei cittadini. Questo processo include la trasmissione telematica al Sistema Tessera Sanitaria (STS) dei dettagli relativi ai servizi sanitari forniti durante l'anno. È importante per questi professionisti adempiere correttamente a questi obblighi, poiché la mancata trasmissione o l'invio di dati errati può comportare severe sanzioni. Pertanto, è essenziale per questi operatori del settore sanitario comprendere appieno le implicazioni e le procedure di questo requisito normativo.

Come inviare i dati

L'invio dei dati sanitari all'Agenzia delle Entrate può essere effettuato direttamente dall'operatore sanitario o delegato a un intermediario autorizzato.
In caso di delega, è necessario inserire l'autorizzazione nell'area riservata del sito del Progetto Tessera Sanitaria dedicata agli operatori sanitari o alle strutture sanitarie.
Ci sono due modi per inviare i dati:

1. Invio di singoli Documenti: Questo può essere fatto tramite il sito Internet del Progetto Tessera Sanitaria. Si invia ogni documento di spesa individualmente.
2. Raggruppamento di più Documenti: In questo caso, si raccolgono i dati di più documenti in un unico file. Per farlo, si usano programmi specifici, come i software di gestione odontoiatrica o i programmi forniti dagli intermediari delegati. Questo metodo implica l'assemblaggio di file XML, che di solito sono generati dal software di fatturazione dello studio per ogni fattura emessa.

Dopo ogni invio, il sistema emette una ricevuta che va conservata. In caso di errori nei dati inviati, la ricevuta evidenzierà l'anomalia. È importante correggere eventuali errori entro cinque giorni dalla scadenza del termine di invio. 

I dati da inviare

I dati da trasmettere al Sistema Tessera Sanitaria (STS) riguardano specificamente i "documenti fiscali", ovvero le fatture emesse nei confronti di persone fisiche in qualità di clienti privati. Tuttavia, è importante notare che non è necessario includere la descrizione dettagliata delle prestazioni sanitarie effettuate o i dati anagrafici del paziente.

Un aspetto fondamentale di questo processo è che i documenti fiscali devono essere inviati solo se corrispondono a un effettivo incasso, che sia totale o parziale. Se una fattura non è stata ancora pagata, anche solo in parte, non deve essere inviata al STS, ma "conservata nel cassetto" fino al momento del pagamento.
La normativa segue il "principio di cassa", secondo cui le fatture dei professionisti devono essere emesse in seguito a un incasso. Di conseguenza, nella maggior parte dei casi, la data del documento fiscale corrisponde alla data del pagamento.
Tuttavia, può accadere di emettere una fattura prima di aver ricevuto il pagamento. In queste situazioni, fino a quando la fattura rimane senza incasso, non deve essere inviata al STS.

Il bollo

Nel caso di fatture soggette all'imposta di bollo, quando l'imposta viene addebitata al cliente, l'importo del bollo può essere inclusivo nell'importo totale del pagamento senza necessità di distinzioni aggiuntive. Questo perché l'imposta di bollo è considerata una spesa accessoria alla prestazione medica, e di conseguenza è detraibile ai fini della dichiarazione dei redditi del cliente.
È importante notare che, sebbene alcuni software di fatturazione possano separare l'importo del bollo da quello delle prestazioni mediche, questa separazione non è necessaria per l'adempimento delle normative.
Infatti, questa pratica può complicare il processo di invio dei dati, specialmente se si utilizza il sito Internet del STS per l'invio individuale dei dati.

Inoltre, alcuni suggeriscono che, per il bollo, qualora si richieda un rimborso al cliente, sia necessario utilizzare un diverso codice di "natura IVA" rispetto a quello usato per attestare l'esenzione IVA delle prestazioni mediche. Tuttavia, questa distinzione è considerata incoerente con la natura fiscale del recupero della spesa per il bollo e, pertanto, è consigliabile evitarla.
Anche nel caso in cui si decida di mantenere separati i dati relativi al bollo da quelli delle prestazioni mediche, si dovrebbe utilizzare lo stesso codice IVA dell’esenzione per entrambi. 

Incassi 

Nel processo di invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria (STS), è richiesto di specificare due date importanti: la data dell'incasso e la data del documento (fattura). Normalmente, queste due date sono le stesse, ma ci sono delle eccezioni.

Un esempio di tale eccezione si verifica quando una fattura viene emessa dopo la data di incasso. In Italia, è consentito emettere la fattura entro dodici giorni dalla data dell'incasso. In questa situazione, per poter procedere con l'invio dei dati al STS, è necessario indicare nel sistema che si tratta di un "pagamento anticipato". Questo si fa selezionando una specifica opzione o "flaggando" una casella dedicata a tale scopo. Se questa azione non viene compiuta, l'invio dei dati non sarà possibile.

Un'altra situazione in cui le date di incasso e di emissione del documento non coincidono si verifica quando l'incasso avviene dopo l'emissione della fattura. Questo accade tipicamente quando il pagamento della fattura non è effettuato direttamente dal paziente, ma da un Ente convenzionato. In questi casi, l'Ente spesso effettua il pagamento dopo che la fattura è stata emessa, a volte anche nell'anno successivo a quello di emissione.
Quando ciò accade, l'invio dei dati del documento al Sistema Tessera Sanitaria (STS) deve essere eseguito sia nell'anno di emissione della fattura sia nell'anno in cui avviene l'incasso. Questo garantisce che le informazioni trasmesse rispecchino correttamente la situazione finanziaria e la tempistica dei pagamenti.
Inoltre, nei casi di convenzionamenti "diretti", dove una fattura intestata al paziente è parzialmente pagata da lui e parzialmente dall'Ente convenzionato, è necessario effettuare due invii separati con i dati dello stesso documento. Questo perché ogni parte del pagamento, sia quella del paziente sia quella dell'Ente, deve essere registrata separatamente.
Per i pagamenti "frazionati" di un singolo documento, è importante usare un accorgimento nell'invio dei dati al STS.
Ogni volta che si effettua un invio successivo al primo per lo stesso documento, è necessario aggiungere un suffisso arbitrario (come una lettera) al numero del documento.
Questo evita problemi di duplicazione e consente al sistema di riconoscere che si tratta di invii separati per parti di pagamento dello stesso documento.

Rimborsi

Nella gestione dei dati da inviare al Sistema Tessera Sanitaria (STS), un aspetto che può creare incertezze riguarda l'invio delle informazioni sui "rimborsi". I rimborsi sono definiti come somme di denaro restituite ai pazienti per differenze relative a prestazioni non erogate o solo parzialmente erogate, come specificato dall'articolo 1 del Decreto del Ministero dell'Economia e Finanze del 31 luglio 2015. Questi rimborsi si riferiscono a pagamenti già effettuati e fatturati ai pazienti.
Spesso, questi rimborsi sono legati a situazioni in cui è stato concordato con il paziente un pagamento anticipato delle prestazioni.

Quando si inseriscono i dati di un rimborso nel sistema, è fondamentale indicare chiaramente che si tratta di un'operazione di "rimborso".
Il sistema richiede la registrazione di due date importanti: la data effettiva in cui la somma è stata restituita al paziente e la data del documento relativo al rimborso, solitamente rappresentato da una "nota di credito" o documento simile. È essenziale che queste due date coincidano. Se non coincidono, il sistema non permetterà di proseguire con l'invio.

Le scadenze

Attualmente non esiste una scadenza specifica per l'invio di ogni singolo documento sanitario, ma è in corso di definizione una normativa che introdurrà due scadenze fisse annuali. Questa nuova regolamentazione, delineata nell'articolo 12 del decreto attuativo della "delega fiscale", mira a semplificare le norme relative agli adempimenti tributari.
La futura normativa prevederà che tutti i dati relativi ai documenti di spesa sanitaria sostenuti dai pazienti in un semestre solare debbano essere inviati entro delle date stabilite. Queste scadenze saranno fissate tramite provvedimenti specifici del Ministero dell'Economia e delle Finanze.

Ad esempio, per il secondo semestre del 2023, il termine ultimo per l'invio dei dati è stato fissato al 31 gennaio 2024. Questo implica che gli operatori sanitari e le strutture dovranno assicurarsi di inviare tutti i dati necessari relativi a tale periodo entro questa data, in modo da adempiere correttamente agli obblighi normativi e tributari.

Le sanzioni

Le irregolarità relative all'invio dei dati delle spese sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria (STS) si possono classificare in tre categorie:

• Omissione dell'invio
   
• Invio tardivo 
   
• Invio errato

La sanzione per ciascuna di queste irregolarità è di 100 euro per ogni singola comunicazione non eseguita correttamente, con un limite massimo di 50.000 euro. Questo implica che, specialmente negli studi che emettono un elevato numero di fatture, anche per importi modesti, è cruciale evitare irregolarità, sia che l'invio dei dati sia gestito direttamente o tramite un intermediario.

Vi è, tuttavia, una possibilità di attenuazione della sanzione:

• se la comunicazione viene trasmessa correttamente entro 60 giorni dalla scadenza, la sanzione è ridotta a un terzo, con un massimo di 20.000 euro. Questo offre una certa flessibilità in caso di ritardi involontari.

Oltre alle sanzioni dirette, le irregolarità nell'invio possono avere conseguenze indirette per i clienti dello studio. Se i dati nella dichiarazione precompilata del cliente non sono conformi alla spesa sostenuta, o se mancano del tutto, il cliente dovrà modificare la dichiarazione. Questo non solo comporta la perdita dell'esenzione dai controlli formali sui documenti di spesa, ma espone anche a controlli più accurati, come previsto dall'articolo 5 del decreto istitutivo dell'obbligo.

È inoltre importante notare che le irregolarità come l'omissione e la tardività possono essere sanate attraverso l'adesione a sanatorie delle "irregolarità formali" proposte periodicamente dal Governo, a pagamento. Tuttavia, questa opzione non è applicabile agli errori.