In che modo i software gestionali possono migliorare l'efficienza del laboratorio odontotecnico in termini di risparmio di tempo e snellimento dei processi interni? Quali funzionalità ritiene siano indispensabili?
In un contesto in cui il sistema normativo risulta sempre più complesso, le nuove tecnologie devono essere in grado di semplificare e di gestire in modo adeguato il lavoro quotidiano del laboratorio odontotecnico; l’adozione di un software gestionale che sappia adattarsi e agevolare l'operatività, diventa per i laboratori odontotecnici una grande opportunità. Dematerializzazione, automazione dei processi, pianificazione e monitoraggio del lavoro, gestione del magazzino, supporto alla conformità normativa MDR, integrazione con le attrezzature, facilità di comunicazione tra i vari attori del processo e capacità di reportistica avanzate sono sicuramente le caratteristiche che un software gestionale deve avere oggi per dare slancio al lavoro. Se a tutto questo aggiungiamo anche la possibilità di gestire la contabilità, la fatturazione elettronica e strumenti di marketing utili alla promozione della propria attività, ecco che saremmo in presenza di uno strumento completo in grado di gestire davvero tutti i settori aziendali.
I recenti software gestionali, pensati per il laboratorio, sono in grado di gestire il nuovo MDR?
Se non ancora in grado, dovrebbero adoperarsi quanto prima per farlo. Poiché l’MDR è parte integrante del flusso di lavorazione, avere un unico software che gestisca anche questo aspetto rappresenta una funzionalità imprescindibile nonché un vantaggio competitivo molto importante per il laboratorio. Il sistema gestionale, tramite processi quanto più automatizzati, dovrebbe assistere l’odontotecnico nella produzione di tutta la documentazione necessaria per l’adempimento normativo ed assisterlo nella gestione della qualità e del rischio.
I software gestionali possono essere personalizzati per adattarsi alle esclusive esigenze del laboratorio?
I software gestionali devono rappresentare uno strumento per agevolare il lavoro quotidiano del laboratorio e non disperdere risorse. In alcuni contesti è indispensabile che il software possa adeguarsi alle esigenze specifiche del laboratorio, da qui la necessità di scegliere un partner che possa personalizzare - con investimenti e tempi certi - il sistema per adeguarlo alle procedure operative dell'azienda, ed anticipare quelli che sono gli sviluppi e le tendenze del mercato per garantire alti livelli funzionali.
Tra le funzionalità più avanzate, quanto è importante la funzione legata alla dematerializzazione e la conservazione del fascicolo tecnico?
I sistemi gestionali moderni devono necessariamente includere la totale conservazione digitale del fascicolo tecnico. Purtroppo, esistono ancora realtà in cui i processi del laboratorio non sono supportati da strumenti in grado di gestire la digitalizzazione, causando non solo costi certi per le aziende, ma anche costi nascosti che riducono l’efficienza operativa del laboratorio. Inoltre, con l’aumento delle impronte digitali, è difficile immaginare un laboratorio senza un sistema capace di gestire la grande mole di documenti digitali scambiati con clienti e collaboratori. A tutto ciò va aggiunto che l'adozione di un sistema di gestione documentale dematerializzato consente di rendere immediatamente disponibile - anche in mobilità - tutta la documentazione generata, con conseguenti risparmi in termini di tempo e risorse. Infine, importante non trascurare anche la tematica ambientale: la dematerializzazione ha un impatto ambientale positivo, eliminando completamente l’uso della carta e dei relativi prodotti chimici.
Possiamo parlare di benefici anche nello scambio di comunicazioni tra il laboratorio e lo studio?
Assolutamente sì. Sempre più oggi i laboratori si rapportano in un mercato in cui il digitale la fa da padrone anche nelle comunicazioni con gli studi. Scambiarsi file, chattare in real time con il medico, condividere i casi clinici rappresentano oggi abitudini alle quali è difficile rinunciare. Oggi, i software moderni dovrebbero dare la possibilità a studio e laboratorio di mettere a disposizione uno strumento di collaborazione per centralizzare e condividere tutta la mole di informazioni che vengono scambiate. Un software che sia disponibile tramite APP per smartphone e tablet rappresenta un valido aiuto per gestire questa nuova operatività del settore.
In riferimento all'esperienza di usabilità, quanto sono intuitivi i nuovi software gestionali?
Uno dei criteri più apprezzati dagli utenti è senza ombra di dubbio la facilità di utilizzo. Rispetto al passato, oggi le software house pongono grande attenzione alla User Experience utente, sviluppando prodotti che mirano a migliorare e semplificare l’usabilità del prodotto. Le aziende che riusciranno in questo intento, tramite l’adozione di tecnologie di sviluppo innovative, avranno sicuramente maggiori possibilità di incontrare la soddisfazione dei propri clienti.
Quanto è impegnativa la formazione del personale? Viene offerto supporto educativo dalle aziende sviluppatrici?
Prima di tutto va sottolineato che - come per le attrezzature presenti in laboratorio - anche per l’introduzione di un software gestionale la formazione ricopre un aspetto di primaria importanza. Spesso, ci troviamo di fronte ad utilizzatori che hanno ricevuto una formazione marginale o incompleta. Le aziende sviluppatrici devono condividere con il laboratorio un Training Program che consenta di definire gli obiettivi formativi da raggiungere e di monitorarne continuamente lo stato di acquisizione. Solo in questo modo il cliente potrà sfruttare il valore aggiunto del software raggiungendo in minor tempo l’efficienza operativa ed organizzativa desiderata.
Quale è il costo medio di implementazione di questi strumenti informatici? E quali sono le considerazioni sul ritorno per un laboratorio odontotecnico?
Il costo di implementazione di questi strumenti informatici generalmente varia in ragione delle funzionalità richieste e degli utenti utilizzatori. Va considerato che, rispetto al passato, oggi la tecnologia risulta molto più accessibile anche alle piccole aziende che una volta rimanevano escluse dalla possibilità di dotarsi di strumenti informatici avanzati e destinati alle grosse realtà. In aggiunta, i gestionali in cloud forniscono diversi vantaggi sia in termini operativi sia in termini economici perché non è previsto l'acquisto del software ma un piccolo canone di noleggio mensile. Il Cloud rappresenta una opportunità enorme! Tutti gli aspetti di gestione della piattaforma tecnologica (infrastruttura server, aggiornamenti software, backup dei dati, sicurezza dei dati) sono esternalizzati e consentono al laboratorio di dedicarsi esclusivamente al proprio business. Tutto questo con canoni scalabili in funzione della dimensione aziendale e delle esigenze. Per un laboratorio odontotecnico il ritorno sull’investimento si traduce in una riduzione fin da subito dei costi, sulla scalabilità della soluzione e sulla sicurezza, mai visti in precedenza.
Quali tendenze e sviluppi futuri si prevedono nel campo dei software per il laboratorio odontotecnico?
Oltre al già citato utilizzo dei software in cloud, le tendenze e gli sviluppi futuri saranno di certo rivolti alla comunicazione con le macchine presenti in laboratorio, all'intelligenza artificiale, alla realtà aumentata, all'utilizzo delle APP per la gestione della produzione. Questi strumenti potranno essere d'aiuto all'odontotecnico nell'automatizzare e facilitare la gestione di quelle attività collegate all'ambito produttivo, e determinanti nella transizione verso un laboratorio SMART, supportato dalla tecnologia. Progettazione dei lavori, pianificazione della produzione, supporto allo studio, ottimizzazione della logistica e dei giri per la consegna ed il ritiro dei lavori, sono solamente alcuni esempi di come queste nuove tecnologie potranno aiutare il laboratorio.
Scegliere un partner che possa mettere a disposizione l'esperienza nel settore dentale, le competenze e la forza di accompagnare nel tempo il laboratorio in un percorso di crescita rimane uno dei punti cardine sui quali puntare già da ora.
Dott. Marco Verzelloni
Marco Verzelloni nato a Suzzara (MN) il 28 Marzo 1982.
Laureato in Economia Aziendale presso la Facoltà di Economia di Modena e Reggio Emilia, si specializza in Management Internazionale - indirizzo Marketing e Distribuzione Internazionale - nel 2007.
Dal 2008 è responsabile della divisione Marketing e Comunicazione, presso la società Eurosystem2000® di Modena, dove si occupa di business development sul mercato nazionale e di web marketing.
Dal 2009 si occupa, in particolare, di product marketing del software Odontosoft®, e di sviluppo ICT (Information & Communication Technology) sui laboratori odontotecnici italiani.
Nel 2010 tiene il corso rivolto ai laboratori ortodontici dal titolo “L’informatizzazione e l’innovazione tecnologica nei laboratori ortodontici: opportunità e vantaggi”.
Dal 2022 diventa Sales Manager di Eurosystem2000® gestendo il portafoglio clienti del mercato italiano.
