Molti studi, alla luce di molte pubblicità sempre più presenti nelle nostre email, sono in balìa se digitalizzare il proprio studio o meno.

In realtà, quasi l’80% degli studi, sono già “informatizzati” e presentano una macchina in grado di effettuare impronte digitali in 3D, Cone Beam etc… Ma siamo sicuri che per digitalizzazione si intenda solamente la presenza di macchinari del genere presso il nostro studio?

La digitalizzazione dovrebbe includere anche la gestione del paziente stesso e non solo: se da un lato una macchina per le impronte 3D aiuta il medico e il laboratorio odontotecnico, dall’altra, non “coinvolge” il paziente.

La tecnologia è sempre molto avanti, che ci piaccia o no. Il paziente ha bisogno di essere coccolato e “cercato”: Tramite e-mail, tramite SMS o, ancor più, con un sistema di messaggistica istantanea come WhatsApp o Messenger.

Se da un lato il paziente ama essere cercato, dall’altro, una statistica rivela che il 50% dei medici non riesce a stare al passo con i tempi: non coinvolge abbastanza il paziente; non interagisce abbastanza con esso. Quindi che cosa possiamo fare noi, dal canto nostro?

Possiamo richiamare un “paziente dormiente”, per esempio, con una “promo sbiancamento” o con una e-mail, possiamo inviare un promemoria per ricordare un appuntamento o possiamo inviare un documento in formato PDF.

Questo è il modo in cui tutti, o almeno la maggior parte, sono abituati a interagire e, che ci piaccia o no, se vogliamo relazionarci con i pazienti, dobbiamo adattarci al loro modo di comunicare.

Molti studi si sono “adattati” comperando uno smartphone o un PC, da tenere in segreteria ma quanto è efficace usare uno smartphone per inviare i messaggi, per poi aggiornare la cartella clinica alla vecchia e cara maniera ovvero con carta e penna? Quanto è efficace tenere un PC in segreteria se poi lo si utilizza solo per le stampe e qualche documento in Word? Parliamo dell’agenda? Il più delle volte passa da una scrivania all’altra e, anch’essa, risulta rigorosamente alla “vecchia maniera”.

Con un sistema tecnologico, ovvero con un gestionale odontoiatrico-medico, presso il nostro studio, è possibile fare tutto ciò in maniera integrata.

L’agenda elettronica, a differenza della cartacea per esempio, permette non solo ai nostri ASO di avere sotto mano tutti i dettagli dei nostri pazienti, compresa l’anamnesi, ma anche di trovare nell’immediato tutte le informazioni inerenti al paziente in questione come per esempio: rate, lavori in consegna, documenti da compilare, farmaci da prescrivere...il tutto senza l’ausilio del vecchio e caro “metodo cartaceo”, e senza verificare l’intera scheda del paziente per poter trovare tutte queste informazioni.

Se analizziamo il discorso Contabilità paziente e dello studio, si entra senz'ombra di dubbio nella parte più importante del nostro studio, sia per capire come vanno i nostri affari, sia per capire se il paziente  deve saldare delle rate rispetto al piano di cura stabilito.

Infatti, avere la possibilità di effettuare delle simulazioni di piani di pagamento è senz’altro un ottimo aiuto sia per il paziente sia per le nostre assistenti. Al paziente verrebbe presentato un piano di pagamento, con le rate stabilite insieme, e questo gli permetterebbe di rispettare le scadenze concordate.

Digitalizzare, digitalizzare e digitalizzare, non so quante volte l’ho detto digitalizzare! Lo leggiamo tante volte e tutti ne parlano ma cos’altro può significare?

Significa, anche, poter verificare il nostro magazzino e tutte le rispettive scadenze, registrare i nostri cicli di sterilità affiancando, ad ogni pacchetto sterilizzato, un codice operatore. Quanti di noi lo fanno? Siamo a conoscenza che è un’operazione che andrebbe (a prescindere dal gestionale) effettuata?

E la fatturazione attiva o passiva? Qui si aprirebbe un mondo. Per inviare le proprie fatture al commercialista dobbiamo pagare una figura esterna al nostro studio? Ci vuole davvero un istante per farlo noi con il programma adatto. Perché mai non dobbiamo avere noi stessi, in primis, una visione della nostra situazione economica e successivamente inviare tutto al commercialista con un semplice file in EXCEL o XML? Sappiamo che tutto ciò è possibile? Possiamo inviare al sistema MEF 730 le nostre parcelle senza coinvolgere altre figure esterne allo studio.

Possiamo analizzare le nostre Cartelle Cliniche e l’andamento dello studio: Riconoscere se i nostri piani di lavoro, concordati con il paziente, sono scaduti, se sono stati ultimati o cosa manca al loro completamento.

Riflettiamo quando pensiamo di stare al passo con la tecnologia: non siamo obbligati a esserlo, ma dipende sempre dal proprio punto di vista. Le grandi cliniche, per esempio, con un sistema organizzato prettamente “aziendale”, riescono a essere super organizzate; hanno ben chiaro i loro obiettivi; hanno ben chiaro il loro plannig all’interno della clinica. Conoscono bene le esigenze del cliente-paziente.

Stare al passo con la tecnologia significa, quindi, poter ascoltare le esigenze della nostra società, e nel nostro caso, del nostro paziente. Possiamo, pertanto, curare il paziente con una visione clinica ma anche aziendale? Ovviamente sì; anche perché il paziente medio, non ha la benché minima idea a che cosa possa servire un impronta fatta in 3D, ma riconosce di avere a che fare con uno studio moderno se lo studio, a sua volta, sa comunicare con lui.

Digitalizzare i nostri studi significa digitalizzare in primis noi stessi. Il paziente ci catalogherà come “studio moderno”, secondo il SUO punto di vista, e non dal nostro.

Pensiamoci.

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