User menu

Automatizza la comunicazione con il paziente

27 Novembre 2017

Automatizza la comunicazione con il paziente

La comunicazione con il paziente è il motore dell’attività odontoiatrica, solitamente affidata alle cure dei collaboratori, sempre impegnati a registrare contatti, effettuare richiami, inviare informative e altro.

Mettere al centro dell’attività odontoiatrica il paziente è fondamentale, poiché un solido rapporto di fiducia garantisce che il paziente si fidelizzi e che sempre più preventivi vengano accettati.

Chiaramente moltissimo tempo è dedicato ogni giorno al coordinamento degli appuntamenti, ma, a causa di una gestione del tutto manuale e spesso affidata a carta e penna, gli appuntamenti possono saltare e un paziente può essere trascurato per troppo tempo.

Tuttavia, maggiore sarà la distanza, più frequente sarà la “paura del dentista” e meno certa sarà la fiducia che i pazienti riporranno nell’odontoiatra. Dedicare pari attenzione a tutti i pazienti è piuttosto complicato: occorrerebbe considerare il tempo trascorso tra una prestazione e l’altra per ogni paziente, considerare i preventivi accettati e rifiutati, le specifiche prestazioni eseguite, nonché determinate anamnesi da trattare con particolare attenzione.

Grazie ad un software gestionale come AlfaDocs è invece possibile creare una comunicazione programmata per ogni paziente, impostare la frequenza delle comunicazioni ed il tipo di azioni da eseguire. Tramite la funzione di workflow, infatti, lo studio potrà inviare email o SMS programmati, alleggerire il lavoro dei collaboratori e annullare il distacco con i pazienti.

Facciamo un esempio concreto nel quale la funzione di workflow può aiutarci nella comunicazione con il paziente. Immaginiamo di voler ridurre lo scostamento tra i preventivi emessi e i preventivi accettati:

 

 

L’odontoiatra presenta un piano di cura al paziente, spiegando quale sarà il percorso di guarigione e quali saranno i passaggi successivi. Nei giorni seguenti, il paziente dovrà considerare se accettare il preventivo, ma sarà da solo, mentre questo dovrebbe essere il momento principale nel quale ricevere maggiore attenzione.

Con una comunicazione automatizzata impostata tramite la funzione di workflow, ogni paziente in fase di decisione riceve dei testi personalizzati tramite email/sms che spiegano i dettagli del piano, così da allontanare perplessità e paure legate alla prestazione, mantenere vivo il dialogo con lo studio odontoiatrico, aumentare il grado di fiducia e la percezione di qualità dello studio in modo semplice ed efficace. Decidiamo noi quante comunicazioni inviare, con che frequenza e a quali segmenti di pazienti.

 

Una volta terminate le comunicazioni via email/sms, possiamo impostare un’attività di richiamo per l'accettazione del preventivo e successivamente fissare un appuntamento in agenda, oppure proporre un preventivo alternativo in caso di rifiuto. Questo ciclo di attività sarà impostato un’unica volta, in seguito il workflow procederà automaticamente.

Grazie ai workflow sarà possibile mantenere una comunicazione costante e trasparente tra odontoiatra e paziente, riducendo il tempo di lavoro per i collaboratori, aumentando il flusso dei pazienti in studio e migliorando la qualità percepita da parte del paziente.

 

SCOPRI LE FUNZIONALITÀ DI MARKETING AVANZATO DI ALFADOCS